1. Who we are#
Enliven Social Enterprise B.V. ("Enliven," "we," "us," or "our") is a Dutch company registered with the Netherlands Chamber of Commerce under number 78623332, with its registered office at Jansbuitensingel 30, 6811 AE Arnhem, the Netherlands. Enliven designs and delivers immersive behavior change programs for leadership and teams at organizations internationally. Our programs combine facilitated sessions, virtual reality immersions, and the Empulse platform, which supports participants before, during, and after each program.
We handle personal data with care and in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable Dutch law. This policy explains what personal data we process, why we process it, and the rights you have.
2. Our two roles#
Enliven processes personal data in two different roles.
As controller, Enliven determines why and how personal data is processed. This applies to our website, briefing and event registrations, our communication with clients, partners, and prospective clients, and our marketing.
As processor, Enliven processes personal data on behalf of a client organization that has engaged us to deliver a program. This applies to participant data in our programs and on the Empulse platform. In that role, the client organization is the controller, and we process the data only on its documented instructions under a data processing agreement. If you take part in a program through your employer or another organization, that organization is your first point of contact for questions about your data. We support our clients in responding to your requests.
3. Personal data we process as controller#
Website visitors. We process technical data such as IP address, browser type, and pages visited to operate and secure our website. Legal basis: our legitimate interest in running a secure and functional website.
Briefing requests and contact forms. When you schedule a briefing or contact us, we process your name, email address, phone number, organization, job title, and the content of your message. Legal basis: steps taken at your request prior to entering into an agreement, and our legitimate interest in responding to business inquiries.
Events. When you register for an event, we process your registration details and attendance. Legal basis: execution of the agreement for your participation, or our legitimate interest in organizing the event.
Client, partner, and supplier relationships. We process business contact details, correspondence, meeting notes, and contract and invoicing data. Legal basis: execution of an agreement, legal obligation, and our legitimate interest in managing business relationships.
Online meetings. With notice to participants at the start of the meeting, we may record and transcribe online meetings to prepare accurate follow-up and program design. You may ask us not to record a meeting at any time. Legal basis: our legitimate interest in accurate documentation of business discussions.
Marketing. We may send business contacts relevant updates such as newsletters and event invitations. Each message includes an unsubscribe option. Legal basis: your consent, or our legitimate interest for existing business contacts, as permitted by Dutch law.
When a client engages Enliven to deliver a program, we process participant data as processor on behalf of that client. Depending on the program, this may include name, work email address, organization, team and role, session attendance, responses to reflections and pulse questions, and technical data from VR headsets such as device identifiers and usage logs. The client determines which data is processed, for which purposes, and for how long, as set out in our data processing agreement.
Program content addresses workplace behavior. Our programs are designed so that special categories of personal data, such as data concerning health, are not required. Where a specific program requires such data, we process it only on a legal basis agreed with the client and documented in the data processing agreement.
For programs delivered with education and youth care organizations, participant data is processed under an agreement with that organization, which ensures that appropriate consent is in place, including parental consent where the law requires it.
5. AI-supported features#
The Empulse platform uses AI-supported features to help structure, summarize, and analyze program input, so that facilitators and client teams receive clear insights. Enliven staff and client teams review these outputs. We do not use AI to make decisions about individuals that have legal effects or similarly significant effects. Participant data is not used to train third-party AI models.
6. Service providers#
We work with carefully selected service providers for hosting, email and productivity software, customer relationship management, scheduling, meeting recording and transcription, VR device management, AI services, and payment processing. These providers process personal data only on our instructions and to the extent necessary to deliver their service, under agreements that meet GDPR requirements. A current list of our sub-processors is available to clients on request at info@enlivenempathy.com.
We may also share personal data with competent authorities where the law requires it.
7. International transfers#
Some of our service providers process personal data outside the European Economic Area, including in the United States. When we transfer personal data outside the EEA, we ensure an adequate level of protection, for example through the EU-US Data Privacy Framework for certified providers or through the European Commission's Standard Contractual Clauses combined with appropriate supplementary measures.
8. Retention#
We keep personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected.
Client, partner, and prospective client contact data is kept for the duration of the relationship and for two years after our last meaningful interaction.
Financial and administrative records are kept for seven years, as required by Dutch tax law.
Meeting recordings and transcripts are kept for as long as needed to prepare follow-up and program design, and are then deleted.
Program and Empulse platform data is kept for the period agreed with the client in the data processing agreement and is deleted or returned at the end of that agreement.
9. Security#
We protect personal data with appropriate technical and organizational measures. These include encryption of data in transit, role-based access controls, multi-factor authentication for staff accounts, and confidentiality obligations for everyone who works with personal data on our behalf.
10. Your rights#
You have the right to access, rectify, and erase your personal data, to restrict or object to its processing, and to data portability. Where processing is based on consent, you may withdraw your consent at any time. To exercise these rights, email info@enlivenempathy.com. We respond within one month. If you take part in a program through your employer, you may also contact your employer directly.
You have the right to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) at autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Cookies#
Our website uses cookies and similar technologies. Cookies that are not strictly necessary are placed only with your consent. Read our Cookie Policy for details.
12. Changes to this policy#
We update this policy when our services or legal requirements change. The date at the top of this page shows when it was last updated.
Enliven Social Enterprise B.V.
Jansbuitensingel 30, 6811 AE Arnhem, the Netherlands
Chamber of Commerce: 78623332
info@enlivenempathy.com
1. Wie wij zijn#
Enliven Social Enterprise B.V. ("Enliven", "wij", "we", "ons" of "onze") is een Nederlandse vennootschap, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78623332 en gevestigd aan de Jansbuitensingel 30, 6811 AE Arnhem, Nederland. Enliven ontwerpt en verzorgt immersieve programma's voor gedragsverandering voor leiderschap en teams bij organisaties, ook internationaal. Onze programma's combineren begeleide sessies, virtual reality-immersies en het Empulse-platform, dat deelnemers ondersteunt voor, tijdens en na elk programma.
We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Nederlandse wetgeving. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
2. Onze twee rollen#
Enliven verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende rollen.
Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt Enliven waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt voor onze website, aanmeldingen voor briefings en evenementen, onze communicatie met klanten, partners en potentiële klanten, en onze marketing.
Als verwerker verwerkt Enliven persoonsgegevens namens een klantorganisatie die ons heeft ingeschakeld om een programma te verzorgen. Dit geldt voor deelnemersgegevens in onze programma's en op het Empulse-platform. In die rol is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij de gegevens uitsluitend volgens haar gedocumenteerde instructies, op basis van een verwerkersovereenkomst. Neem je via je werkgever of een andere organisatie deel aan een programma, dan is die organisatie jouw eerste aanspreekpunt voor vragen over je gegevens. Wij ondersteunen onze klanten bij het afhandelen van jouw verzoeken.
3. Persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken#
Websitebezoekers. We verwerken technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's om onze website te laten werken en te beveiligen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website.
Briefingaanvragen en contactformulieren. Als je een briefing plant of contact met ons opneemt, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie en de inhoud van je bericht. Grondslag: maatregelen die op jouw verzoek worden genomen voordat een overeenkomst wordt gesloten, en ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke vragen.
Evenementen. Als je je aanmeldt voor een evenement, verwerken we je aanmeldgegevens en je aanwezigheid. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor jouw deelname, of ons gerechtvaardigd belang bij het organiseren van het evenement.
Relaties met klanten, partners en leveranciers. We verwerken zakelijke contactgegevens, correspondentie, gespreksnotities en contract- en factuurgegevens. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van zakelijke relaties.
Online meetings. Nadat we de deelnemers aan het begin van de meeting hierover hebben geïnformeerd, kunnen we online meetings opnemen en transcriberen om een nauwkeurige opvolging en programma-opzet voor te bereiden. Je kunt ons op elk moment vragen een meeting niet op te nemen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een nauwkeurige vastlegging van zakelijke gesprekken.
Marketing. We kunnen zakelijke contacten relevante updates sturen, zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen. Elk bericht bevat een mogelijkheid om je af te melden. Grondslag: jouw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang bij bestaande zakelijke contacten, voor zover de Nederlandse wet dat toestaat.
Als een klant Enliven inschakelt om een programma te verzorgen, verwerken we deelnemersgegevens als verwerker namens die klant. Afhankelijk van het programma kan het gaan om naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, team en rol, aanwezigheid bij sessies, antwoorden op reflecties en pulsvragen, en technische gegevens van VR-headsets zoals apparaat-ID's en gebruikslogs. De klant bepaalt welke gegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en hoe lang, zoals vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst.
De inhoud van onze programma's gaat over gedrag op het werk. Onze programma's zijn zo ontworpen dat bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, niet nodig zijn. Vereist een specifiek programma zulke gegevens toch, dan verwerken we die alleen op basis van een grondslag die met de klant is afgesproken en in de verwerkersovereenkomst is vastgelegd.
Bij programma's die we verzorgen met onderwijs- en jeugdzorgorganisaties, worden deelnemersgegevens verwerkt op basis van een overeenkomst met die organisatie. Die organisatie zorgt ervoor dat de juiste toestemming aanwezig is, inclusief toestemming van ouders waar de wet dat vereist.
5. Door AI ondersteunde functies#
Het Empulse-platform gebruikt door AI ondersteunde functies om programma-input te structureren, samen te vatten en te analyseren, zodat facilitators en klantteams heldere inzichten krijgen. Medewerkers van Enliven en klantteams beoordelen deze uitkomsten. We gebruiken AI niet om besluiten over personen te nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Deelnemersgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.
6. Dienstverleners#
We werken met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor hosting, e-mail- en productiviteitssoftware, klantrelatiebeheer, planning, het opnemen en transcriberen van meetings, beheer van VR-apparatuur, AI-diensten en betalingsverwerking. Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens alleen volgens onze instructies en voor zover dat nodig is om hun dienst te leveren, op basis van overeenkomsten die voldoen aan de eisen van de AVG. Een actuele lijst van onze subverwerkers is voor klanten op verzoek beschikbaar via info@enlivenempathy.com.
We kunnen persoonsgegevens ook delen met bevoegde autoriteiten als de wet dat vereist.
7. Internationale doorgifte#
Sommige van onze dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. Als we persoonsgegevens buiten de EER doorgeven, zorgen we voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde aanbieders, of via de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie in combinatie met passende aanvullende maatregelen.
8. Bewaartermijnen#
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Contactgegevens van klanten, partners en potentiële klanten bewaren we zolang de relatie duurt en tot twee jaar na ons laatste betekenisvolle contact.
Financiële en administratieve gegevens bewaren we zeven jaar, zoals de Nederlandse belastingwetgeving vereist.
Opnames en transcripten van meetings bewaren we zolang dat nodig is om de opvolging en programma-opzet voor te bereiden. Daarna verwijderen we ze.
Gegevens uit programma's en van het Empulse-platform bewaren we gedurende de termijn die met de klant is afgesproken in de verwerkersovereenkomst. Aan het einde van die overeenkomst worden ze verwijderd of teruggegeven.
9. Beveiliging#
We beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen versleuteling van gegevens tijdens verzending, toegangsrechten op basis van rollen, meerfactorauthenticatie voor accounts van medewerkers en geheimhoudingsverplichtingen voor iedereen die namens ons met persoonsgegevens werkt.
10. Jouw rechten#
Je hebt het recht op inzage, rectificatie en wissing van je persoonsgegevens, het recht om de verwerking ervan te beperken of daartegen bezwaar te maken, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Als de verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je jouw toestemming op elk moment intrekken. Wil je deze rechten uitoefenen, mail dan naar info@enlivenempathy.com. We reageren binnen een maand. Neem je via je werkgever deel aan een programma, dan kun je ook rechtstreeks contact opnemen met je werkgever.
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Cookies#
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, plaatsen we alleen met jouw toestemming. Lees ons Cookiebeleid voor meer informatie.
12. Wijzigingen in dit beleid#
We werken dit beleid bij als onze diensten of wettelijke vereisten veranderen. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.
Enliven Social Enterprise B.V.
Jansbuitensingel 30, 6811 AE Arnhem, Nederland
Kamer van Koophandel: 78623332
info@enlivenempathy.com
Bilfinger
